Espelho de ponto: o que é e o que ele precisa ter
É o extrato da jornada do mês, feito para o funcionário conferir e assinar. Sem a conferência dele, o documento perde metade do valor que tinha.
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O espelho de ponto é o relatório da jornada de um funcionário num período, normalmente o mês. Ele mostra, dia a dia, as marcações que aconteceram, as horas trabalhadas, os intervalos, o saldo e o que virou hora extra ou falta.
O nome ajuda a entender: é o espelho do que ficou registrado. Ele não cria informação nenhuma, ele mostra o que já está gravado, de um jeito que uma pessoa consegue conferir.
Para que ele serve, de verdade
Muita gente trata o espelho como burocracia de fim de mês. Ele é a peça que transforma registro em prova.
Um sistema de ponto guarda milhares de marcações. Nenhuma delas foi conferida por ninguém enquanto ficam só no banco de dados. O espelho é o momento em que o funcionário olha, confere e concorda com o que está escrito ali. É essa conferência que faz o documento valer numa discussão futura.
O erro que anula o documento: emitir o espelho e nunca entregar. Um espelho arquivado que o funcionário nunca viu prova que a empresa tinha o dado, e não que o funcionário concordou com ele. Numa ação trabalhista, a diferença entre as duas coisas é o processo inteiro.
O que ele precisa conter
- Identificação da empresa e do funcionário, com nome, CPF e cargo, e o período que o documento cobre.
- Cada dia do período, um por linha, inclusive os dias sem marcação nenhuma. Dia que some do relatório é dia que ninguém confere.
- As marcações do dia, na ordem em que aconteceram: entrada, saída para o intervalo, retorno e saída.
- As horas do dia: trabalhadas, previstas, e a diferença entre elas.
- O saldo do período, e como ele se compõe: extras, faltas, atrasos, adicional noturno quando houver.
- Espaço para a assinatura do funcionário, que é o que fecha o ciclo.
- As correções, quando existirem, visíveis como correções, com quem fez e por quê. Correção que apaga o original não é correção, é reescrita.
Espelho de ponto e AFD não são a mesma coisa
Esta é a confusão mais comum, e ela custa caro no dia da fiscalização.
| Documento | Para quem | Formato |
|---|---|---|
| Espelho de ponto | Para o funcionário conferir e assinar | PDF, feito para uma pessoa ler |
| AFD e AEJ | Para a fiscalização do trabalho | Texto com posição fixa de caractere, feito para um programa ler (explicados aqui) |
Ter um não substitui o outro. Entregar o espelho ao auditor no lugar do AFD é entregar o documento errado, e entregar o AFD ao funcionário é entregar um arquivo que ele não tem como conferir.
De quanto em quanto tempo entregar
O ciclo natural é mensal, acompanhando o fechamento da folha. O que importa mais que a frequência é a proximidade: um espelho entregue nos primeiros dias do mês seguinte ainda é conferível, porque a pessoa lembra dos dias. Um espelho de seis meses atrás ninguém confere de verdade, só assina.
Como é no Sigma Ponto
O espelho sai em PDF, por funcionário e por mês, direto do painel do gestor, com os registros do período, as horas de cada dia, o saldo, as correções visíveis como correções e o espaço para assinatura. Ele também chega por e-mail no dia do mês que a empresa escolher, com o arquivo anexado, para o fechamento não depender de alguém lembrar de gerar.
As correções aparecem ao lado do registro original, com autor, hora e motivo, e as duas linhas continuam existindo. É a mesma regra que a Portaria 671 exige do registro gravado.
A obrigação de manter controle de jornada vem da CLT, artigo 74, e as regras do registro eletrônico estão na Portaria MTP nº 671/2021. Esta página explica o assunto e não substitui a avaliação do seu contador ou advogado.